大切なお仕事での打ち合わせは、仕事上欠かせないものです。特に、自社のみではなく他社との共同で行うお仕事は、今後につながるもので大切にしていきたいですよね。そんな他社との打ち合わせで、気を付けることをお伝えしていきます。

打合せ前日までにおこなうこと

大切な打ち合わせでは、その場で頭が真っ白になってしまうこともあります。相手のペースに流されてしまい、自分の意見をうまく伝えることができないまま打合せが終わったりします。せっかくの時間が、相手のペースのみで流れていくのは勿体ないので前日までの準備が重要です。

話のシュミレーション

打合せ内容を頭のなかで、シュミレーションをしましょう。シュミレーション内容は、「相手の話してきそうなことを想像」「こう言われたらこう変えそう」など、どんな状況になっても自分が追い込まれないように頭のなかでシュミレーションをしましょう。相手先の会社の方と、お互い気持ちよく仕事ができるように。それが大前提です。

もちろん、頭で想像したことはすぐに忘れてしまうので、ノートに書いておくことをおススメします。

自分の意見を準備

あなたの意見を聞かれる場面を想定して、自分の意見を準備しましょう。「私はなんでも大丈夫です。全て合わせます。」では、「この人は真剣に考えているのかな？」と不審に思われてしまい、仕事がスムーズに進まないことがあります。自分の意見を頭のなかでまとめてノートに書いておきましょう。

名刺の準備

打合せの場で必ずあるのが「名刺交換」です。もし、名刺を切らしている場合や、個人事業主の方で名刺をお持ちでない方は準備をしておきましょう。最近ではインターネットでもフルオーダーで注文もできますし、パソコンや携帯があれば自分で作成もできます。 名刺を持っていない方は、 作成しましょう。社会人として名刺交換は必須です。

打合せ当日の服装は？気を付けることは？

打合せ当日、服装はどうすればいいの？打合せ会場には何分前に到着？など、気になる疑問をお伝えしていきます。

ジャケットを着用

打合せ当日の服装は、男性はスーツ・女性はジャケットを着用が基本です。もちろん、カジュアルな服装での打ち合わせをする会社もありますので、臨機応変に対応していきましょう。

１０分前行動

１０分前行動が基本です。１０分前には、会場入り口に到着をして、５分前に会場に入りましょう。緊張のあまり３０分前に着いてしまったとしても、会場入りするのは５分前くらいがおススメです。あまり早く入ってしまっても先方も別件があるため、迷惑です。お互い気持ちよくお仕事ができるように、１０分前に到着、５分前入りを心がけましょう。

名刺の確認

当日の出発前に、再度「名刺の確認」をしましょう。先方で、何人の方と名刺を交換するか分からないので、余裕をもって多めに持参していきましょう。また、名刺の枚数確認の後にデスクに置いたまま忘れていくケースも良くあります。カバンの中にしまったことを確認してから出発しましょう。

名刺の数に余裕があ

打合せ時に

いよいよ打合せです。打合せ中に気を付けることをお伝えします。

先方の意見の把握

まずは、先方の意見をしっかりと聞きましょう。できるかぎり先方に話していただいて先方の「承認欲求」を満たしましょう。先方が話し終わるまで、黙って相槌を打ちながら聞く側に徹しましょう。

自分の意見をお伝えする

先方の意見を踏まえたうえで、自分の意見をお伝えしましょう。先方の意見を尊重する言葉を使いながら、自分の意見を徐々にあらわにしていきます。すると、柔らかいニュアンスで、相手に自分の意見を伝えられるので、交渉がうまくいきやすいです。

最終確認

最後に、打合せ内容の確認をしましょう。話の流れで各々に覚えていることは、とても曖昧で忘れやすいので、「最後に確認ですが…」という形で打合せの最終確認を必ずしておきましょう。心配な方は、携帯電話の録音機能を使用して録音しておきましょう。

win-winになるように

共同で仕事をする際は、お互いにwin-winになるように念頭に置いて言葉を選んだり仕事をしていきましょう。そのなかでの打ち合わせは、とても大切な時間です。その大切な時間を、もっと大切で貴重な時間にするために最低限のことは抑えていきましょう。